ビジネス文書と礼状の書き方

ビジネス文書

ビジネス文書と聞くとちょっと堅苦しい難しいものを想像する方も多いかもしれませんが、ビジネス文書の基本は分かりやすく手短にということです。

ネットなどで検索すると出てくるビジネス文書や新聞などに入ってくる折込チラシなどを見れば、その内容が分かりやすく作られているということはすぐに分かると思います。

慣れていない人にとっては「どうすれば簡単で簡潔な文章を作れるか?」というものがいまいち分からないかもしれませんが、これも一つのやり方というものがありますので、それらをご紹介していきます。

まずこのビジネス文書を書くコツとして、自分が必ず伝えたいことを最低でも一つ、またはいくつか箇条書きになどにして書いていきます。

これだけを書いてしまえば非常に簡潔にはなるのですが、あまりに短い文章だと礼状などでは逆に相手に不愉快な思いをさせる可能性がありますので、これは避けるようにします。

そして自分が一番伝えたいと思う文章をまずは一番最初に書いてしまいましょう。

これは結論を先に書くことで相手に「この文書はどういったものか」ということを理解させ、その後の文章も非常に読みやすくさせてあげることができます。

そしてその後にその結論に関した事柄、「どのように自分が助けられたか。」「この先どのように自分に役にやっていくか。」などを書いていきます。

そして最後にお礼状であれば「重ね重ねになりますがこのたびは誠にありがとうございました。」とつないでゆけば良いでしょう。

簡単にまとめてしまうと、「結論・感想・結論」といった流れになるでしょうか。

プライベートなどで受け取る手紙などに関しては長ければ長いほど良いと思う方も多いかもしれまえんが、ビジネス文章に関しては皆さん忙しい思いをしていますので、どれだけ簡潔に分かりやすくするかということが思いやりになります。

慣れていないとこういった文章の作り方は難しいと感じるかもしれませんが、月日が経って経験を積む毎に簡単になっていくものでもありますのであまり心配をしないようにしましょう。



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